文件名分为文件主名和扩展名两部分。
DOS操作系统规定文件名由文件名由文件主名和扩展名组成，文件主名由1至8个字符组成，扩展名由1至3个字符组成，主名和扩展名之间由一个小圆点隔开。windows突破了DOS对文件命名规则的限制，允许使用长文件名，文件名最长可以使用255个字符。可以使用扩展名，扩展名用来表示文件类型，也可以使用多间隔符的扩展名。
广义的“文件”指公文书信或指有关政策、理论等方面的文章。文件的范畴很广泛，电脑上运行的如杀毒、游戏等软件或程序都可以叫文件。狭义的“文件”一般特指文书，或者叫做公文。文件是人们在各种社会活动中产生的记录。狭义的“文件”并不能等同于”档案“，它们的主要区别在于是否具有保存价值以及是否具备原始记录的性质。如果两者都具备，则可以称之为”档案“，否则只能算作文件。虽然两者有很大的交集，但绝不能等同。